Mon entretien annuel, préparation, déroulement, attitude après l’entretien.Je vous propose quelques règles et informations de bases importantes
REGLE DE BASE EN CE QUI CONCERNE L’ENTRETIEN ANNUEL :
SE PREPARER – SE PREPARER – SE PREPARER – SE PREPARER
Cela peut paraitre évident, mais beaucoup de cadres ne le font pas assez et c’est une des causes parmi d’autres pour lesquelles certains entretiens se passent mal, voire très mal.
PETIT RAPPEL:
La justification première de ces entretiens était d’aménager un moment privilégié entre les cadres et leur hiérarchie directe pour faire un point global sur l’année passée.
La deuxième était de vérifier l’atteinte des objectifs personnels autant que ceux de l’entreprise pour fixer selon le cas le montant de la prime.
La troisième était d’évaluer les possibles évolutions de carrière, voire de promotion des collaborateurs.
En raison du contexte économique et la conséquence sur la trop fréquente suppression ou forte diminution de cette prime, l’entretien se cantonne souvent à la première justification.
Il y a même de plus en plus une tendance à rajouter des objectifs d’évaluation des collaborateurs et des critères concernant leur positionnement futur dans l’entreprise.
En ce qui concerne les évolutions anticipées de carrière, seuls quelques grands groupes la pratiquent encore. De plus cette action cible souvent des jeunes cadres surdiplômés qu’on va chercher à fidéliser.
Vous l’aurez compris l’entretien de fin d’année a subi les évolutions du monde du travail et de la conjoncture. Mais il reste néanmoins un moment important qu’il faut traiter avec sérieux.
Quel que soit votre cas, la préparation de cet entretien reste néanmoins une règle incontournable pour, d’une part ne pas trop se stresser, et d’autre part avoir des arguments concrets et crédibles en cas de désaccord ou de différence de point de vue.
COMMENT PREPARER SON ENTRETIEN DE FIN D’ANNEE :
1- Faire le point soi-même sur les objectifs définis lors du précédent entretien s’il a eu lieu, ou des objectifs qui auront été fixés en cours d’année. (Ce qui est souvent le cas de nos jours)
2- Ne pas oublier tous les changements qui sont intervenus en cours d’année qui pourraient justifier la non atteinte ou l’atteinte partielle de résultats.
3- Préparer un point précis, voir chiffré et surtout global des résultats obtenus.
4- Ce travail il faut le consigner par écrit et s’en servir en cours d’entretien. Votre supérieur hiérarchique ne pourra qu’apprécier positivement cette préparation. D’autre part, notamment en cas de non atteinte des résultats attendus, le collaborateur pourra mieux argumenter avec des écrits concrets.
COMMENT SE COMPORTER PENDANT L’ENTRETIEN :
1- N’y allez pas comme une FUTURE VICTIME qui va à l’abattoir. Vous êtes un collaborateur et un professionnel sérieux et responsable.
2- Assurez-vous que votre supérieur hiérarchique vous accorde au moins 1 heure pour cet entretien. Si ce n’est pas le cas, demander un report de la date.
3- Si votre supérieur hiérarchique est souvent dérangé (téléphone, secrétaire qui rentre dans le bureau, autre…), proposez-lui de reporter le rendez-vous à une date où il sera plus disponible. Cet entretien est privé entre lui et vous et nécessite une certaine continuité dans le déroulement.
4- Ne parlez jamais des autres et ne critiquez personne, même si des collègues ont eu une conséquence sur votre travail. C’est presque toujours perçu négativement et de ce fait devient contreproductif. Vous êtes là pour parler de vous et uniquement de vous et de votre travail.
5- Soyez posé et clair dans vos réponses et vos explications. N’en faîtes pas trop, mais dites-en assez pour nourrir la compréhension du sujet en cours de discussion.
6- Ne vous justifiez jamais, expliquez des faits, des réalités, du concret. Ne polémiquez pas. Ne soyez pas sur la défensive.
7- Assurez-vous de votre bonne compréhension de ce que vous dit votre supérieur, au besoin faite reformuler.
8- N’anticipez pas vos réponses.
9- Ne coupez pas la parole de votre supérieur et ne le laissez pas vous interrompre, sauf s’il s’en excuse et qu’il a de bonnes raisons de le faire.
10- Valorisez-vous, mais uniquement pour vos performances réelles. Pensez que votre supérieur en sait plus que vous n’imaginez, et de plus il a des moyens de vérifier vos dires.
11- Si vous avez des ambitions, c’est le moment idéal pour les partager avec votre supérieur. Attention à bien choisir le moment dans la discussion.
12- Avant de signer le document d’entretien, relisez et corriger si nécessaire.
13- Un entretien doit se terminer sur un accord mutuel, si ce n’est pas le cas ne signez pas ou demandez des corrections.
QUE FAIRE SI UN ENTRETIEN S’EST MAL PASSE :
Il est important de bien comprendre pourquoi votre entretien s’est mal passé.
VOICI QUELQUES CAUSES POSSIBLES :
– Le courant passe mal entre votre supérieur et vous.
– On vous reproche de ne pas avoir atteint vos objectifs
– On vous reproche un manque d’assiduité et de sérieux dans votre travail
– On vous reproche de mauvaises attitudes comportementales
– Des collègues vous ont bâti une mauvaise image
– Votre supérieur affiche un certain manque de confiance en vous
Ce ne sont que quelques exemples, mais ils requièrent qu’on leur accorde un peu d’attention.
Ce qui va suivre, inclut le fait que votre entretien est clos et qu’il s’est mal passé.
Sachez que « ce qui est fait est fait » mais peut parfois être défait.
PREMIER CAS:
Vous avez l’impression que le fait que l’entretien se soit mal passé n’a rien à voir avec la qualité de votre travail ou l’atteinte de vos objectifs.
Avant tout, soyez sûr que c’est bien le cas, parce que c’est indispensable pour les conseils qui vont suivre.
1- Ne faîtes rien le jour même de l’entretien ni le jour d’après. Votre esprit risque d’être trop perturbé et troublé. Vos arguments risquent d’être faussés
2- Réfléchissez aux raisons qui sont censées justifier les reproches qu’on vous a faits et évaluer leur pertinence.
– Soit ils sont justifiés et il vous faut apporter des corrections. Ces corrections, proposées par votre supérieur ou par vous-même, il faut les démontrer en termes de résultats mesurables, de plan de progrès, mais aussi d’attitude et de comportement.
– Soit ils ne le sont pas et il vous faut préparer un argumentaire pour corriger l’image qu’a de vous votre supérieur. Il se peut que le témoignage de vos collègues soit requis. Attention, c’est une arme à double tranchant, il vaut mieux l’éviter si on peut.
3- Il est important de rétablir une relation plus positive avec votre supérieur. Il faut montrer cette volonté d’apaisement dans votre attitude. Il faut oublier votre amour propre si votre intention est de rester dans cette fonction et travailler à reconstruire la considération qu’on a de vous.
4- Dès que vous vous sentez prêt, redemander une entrevue avec votre responsable.
– Soit il accepte et c’est bon signe pour vous.
– Soit il refuse, il faut alors lui proposer une entrevue à 3. Lui, son supérieur hiérarchique et vous-même.
Si vous devez en arriver là, cela voudra dire que votre volonté de rester à votre poste est forte et que vous êtes décidé à vous battre. Si ce n’est pas le cas n’allez pas sur ce chemin. Cette démarche n’est pas sans risque. Il est très rare qu’un hiérarchique dénigre son subordonné en présence d’un employé.
Si cette entrevue a réellement lieu, vous aurez à gérer un plan de progrès dont l’évaluation sera de la responsabilité de votre supérieur hiérarchique direct qui ne vous fera pas de cadeaux.
Il est possible que son propre supérieur hiérarchique décide d’une rencontre à une certaine échéance.
DEUXIEME CAS :
Vous savez que vous n’avez pas été très performant ou tout simplement vous savez que les objectifs fixés n’ont pas été atteint. Il est donc assez normal que l’entretien soit tendu.
Pour ce genre de situation il n’existe qu’une seule vraie règle, HONNETTETE ;
POSEZ-VOUS LES QUESTIONS SUIVANTES :
– Qu’est-ce qui n’a pas marché ?
– Qui ou quoi est en cause ? (Des personnes, les ressources, l’organisation, une indisposition, des moyens…)
– Est-ce que j’ai alerté ma hiérarchie régulièrement ?
– Est-ce que j’ai fait des propositions en cours d’année qui n’ont pas eu l’approbation ?
– Est-ce que j’ai eu le soutien nécessaire ?
– Et au final suis-je seul en cause
ALORS QUE FAIRE :
Lorsqu’on a conscience de cette situation, faire l’autruche ne sert à rien, sauf si on a l’intention de quitter la fonction ou l’entreprise.
Nous n’allons pas élaborer sur ce cas puisqu’une décision personnelle est déjà prise.
Donc, vous savez que vos résultats sont moyens, voir mauvais, mais vous voulez rester en poste.
Avant tout faîtes le point très précis sur ce qui a raté et sur les causes, même si celles-ci vous impliquent personnellement.
Préparer avant même la réunion un plan de progrès avec un engagement personnel de résultats. Ne parlez pas de causes externes responsables du résultat sauf si vous pensez qu’elles sont connues et que votre responsable les connait. N’impliquez pas d’autres personnes.
EN CONCLUSION :
Quel que soit votre situation personnelle, il convient de la traiter avec réalisme et pragmatisme.
Quelle que soit votre métier et votre fonction professionnelle, il est rare d’y trouver un espace pour le rêve et l’illusion. Il vaut mieux réserver ces ressentiments à sa vie privé.
Agir pour ne pas subir ou pour limiter les conséquences reste la seule règle.
C’est pourquoi je vous donne ces quelques conseils qui devraient dans de nombreux cas vous permettre soit de retourner une situation un peu oppressante, soit au moins d’en limiter les effets négatifs.
Bien sûr il existe de nombreux cas très différents qui demandent certainement à chaque fois des solutions différentes.
J’espère que les quelques recommandations de cette rubrique vous apporteront un soutien utile. Aussi, vous pourrez approfondir le thème en suivant le séminaire sur l’entretien annuel d’appréciation des compétences. (Voir nos événements sur www.itteconsulting.com)
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