Gestion de la paie

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Après avoir recruté un ou plusieurs salariés, l’employeur aura des obligations administratives supplémentaires à respecter : établissement des fiches de paie, établissement des déclarations de cotisations sociales et envoi aux organismes compétents, dépôt d’un état annuel récapitulatif des rémunérations du personnel
Il est très rare que la gestion de la paie soit assurée directement au sein des petites entreprises, qui préfèrent la plupart du temps la déléguer à un prestataire spécialisé en la matière (l’expert-comptable ou un cabinet de conseil généralement).Ensuite, pour les entreprises plus importantes, le service des ressources humaines ou le comptable interne sera généralement chargé de gérer la paie.
1. Etablissement des fiches de paie
Dès le moment où l’entreprise verse un salaire à un salarié, un bulletin de paie doit être remis à ce dernier. Certaines mentions figurent obligatoirement dans ce document et d’autres sont en revanche strictement interdites.
Les informations devant figurer obligatoirement dans un bulletin de paie sont les suivantes :
A propos de l’employeur : Nom ou raison sociale, adresse, numéro IPRES employé, numéro CSS employeur, numéro d’immatriculation et référence de l’organisme auprès duquel sont versées les cotisations ;
A propos du salarié : Nom, poste occupé, classification dans la convention collective ;
La convention collective applicable ;
Concernant le salaire : Les éléments qui constituent la rémunération brute (nombre d’heures de travail, taux horaire, heures au taux normal et heures majorées, primes…), les éventuels congés payés pris durant la période et le montant de l’indemnité correspondante, les prélèvements sociaux et fiscaux, les éléments non soumis à cotisation, le montant et la date de versement du net à payer ;
Lorsque c’est le cas, les réductions de cotisations sociales sur les heures supplémentaires ou complémentaires doivent également apparaitre sur le bulletin de paie ;
La mention selon laquelle le salarié doit conserver sans limitation son bulletin de paie.
En revanche, il est interdit de faire figurer les mentions suivantes :
Toute mention relative au droit de grève ;
Et toute mention relative aux fonctions de représentation du personnel.
Enfin, l’employeur a l’obligation de conserver dans l’entreprise un double des bulletins de paie pendant au moins 10 ans.
2. Paiement des salaires
L’employeur a la possibilité de payer les rémunérations de ses salariés :
Soit en espèces, à condition que le montant soit inférieur à 100 000 F CFA ;
Soit par chèque ;
Soit par virement.
Le paiement des salaires peut faire l’objet d’acomptes. Le code du travail ne prévoit les acomptes sur salaire que pour les salariés mensualisés, qui peuvent percevoir un acompte correspondant au tiers de leur rémunération mensuelle s’ils en font la demande.Lorsque les salariés sont mensualisés, le paiement du salaire doit intervenir au moins une fois par mois. Pour les autres salariés, le paiement du salaire doit intervenir au moins deux fois par mois, avec 16 jours d’intervalle maximum entre chaque règlement ou de façon journalière pour les salariés-journaliers.
3. Etablissement des déclarations de cotisations
Pour acquitter les cotisations sociales, l’entreprise doit remplir un bordereau de cotisations contenant plusieurs informations et adresser son règlement avec le bordereau à l’organisme compétent (IPRES, CSS, DGID, …).Un tableau récapitulatif annuel doit également être fourni aux organismes sociaux avant le 31 janvier de l’année suivante. Ce tableau reprend les salaires payés et les retenues d’impôts déclarés par les taux de cotisations en vigueur au cours de l’année écoulée.
4. Etablissement annuel d’un Etat récapitulatif
L’état récapitulatif des traitements, salaires et rétributions versées aux salariés de l’Entreprise pensions et Rentes viagères servies par l’Entreprise doit être déposée annuellement dès lors que l’entreprise verse des rémunérations qui sont imposables au titre des traitements et salaires. La déclaration doit être déposée dans le courant du mois de janvier de l’année qui suit celle au cours de laquelle les versements ont été effectués.L’état regroupe les déclarations relatives aux impôts (IR, TRIMF, CFCE) et aux indemnités de transport sur l’année écoulée.
5. Utiliser un logiciel fiable pour faire votre paie
Afin de sécuriser et de faciliter la gestion de la paie, il est recommandé d’utiliser un logiciel de paie spécialisé. Pour cela, de nombreux éditeurs fiables existent et des versions gratuites d’essai sont généralement proposées.

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