La GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences) est un dispositif qui a pour objectif de donner aux entreprises une marche à suivre pour optimiser l’adéquation entre le portefeuille de compétences actuelles dont elles disposent et les besoins qui seront éventuellement nécessaires dans le futur.
Cependant, dans un contexte de mutations environnementales et technologiques toujours plus rapides, il est possible de s’interroger sur la difficulté de mener à terme une telle démarche, dans la mesure où son exercice est immédiat et où les perspectives dans lesquelles elle s’inscrit sont à l’inverse à moyen terme, voir à long terme.
Nous présenterons donc dans cet article les enjeux de la GPEC à long terme, aborderons les moyens de concilier cette dimension stratégique avec des contraintes et des plans d’action liés à la gestion de l’entreprise au quotidien, la mise en place d’une GPEC (les étapes, les leviers et les outils) et aussi fournirons quelques conseils pour réussir la mise en place.
LA GPEC : UN DISPOSITIF VISIONNAIRE
Il est possible de distinguer deux grands axes propres à la GPEC :
• La gestion des effectifs, qui permet de déterminer les besoins futurs en recrutement, de répondre à une situation de sur-effectif ou de sous-effectifs, ou encore de rétablir l’équilibre de la pyramide des âges
• L’amélioration des performances, qui peut être obtenue en développant les compétences et l’employabilité, en mettant en place les actions nécessaires afin que le personnel soit en adéquation avec les nouvelles exigences ou les nouveaux métiers, en encore, en attirant et en retenant les talents.
Pour répondre à ces deux objectifs, l’entreprise doit se livrer à une étude prospective sur les métiers dont elle aura besoin demain et sur les compétences qui permettent de faire face à ces futurs besoins. Elle doit également mettre en place un certain nombre d’outils pour analyser les données disponibles. Parmi ces outils, on peut identifier, outre le référentiel de métiers et de compétences, les organigrammes, les pyramides des âges, les entretiens annuels d’évaluation ou encore, le bilan social.
Grâces à ces analyses, l’entreprise peut construire un plan stratégique rationnel et se libérer des incertitudes. L’utilité de la GPEC dans le but de bâtir une véritable stratégie d’entreprise ne fait ainsi aucun doute, tant que du côté des dirigeants et des managers, que des détenteurs de compétence, qui voient là un moyen de mieux construire et concrétiser leurs projets professionnels.
Concilier les enjeux de la GPEC avec un plan d’action à court terme
Avant tout, la GPEC établit différentes prévisions et scénarii sur un horizon qui, même difficilement saisissable, peut s’ajuster ponctuellement aux nouvelles évolutions. Pour cela, elle peut se baser sur une autre discipline, anglo-saxonne, baptisée “Workforce Planning”, et qui consiste à suivre, à travers le quotidien de l’entreprise, les évolutions des effectifs qui disposent de compétences clés. En révisant ou simplement en ajustant les prospectives définies par l’intermédiaire du workforce planning, l’organisation peut établir un schéma cohérent avec son environnement.
Sur un plan opérationnel, la mission de la GPEC est également de mettre en place au quotidien un modèle flexible permettant un compromis optimal entre les coûts et les besoins en emplois et en compétences, dans une optique de retour sur investissement. Des considérations statutaires (CDD, CDI, intérim) et qualitatives (compétences, organisation, objectifs) doivent permettre d’établir un plan de recrutement et de formation souple adaptés à la variation de l’activité et aux objectifs poursuivis.
Enfin, toujours dans une perspective court terme, la GPEC permet d’impliquer les managers des différents métiers dans une perspective de gestion opérationnelle, en leur déléguant un rôle de pilotage et de suivi aussi bien quantitatif que qualitatif, basée sur des indicateurs en termes d’impacts d’activité, de cycle produit, de clients ou de technologies.
Une GPEC avec deux visions complémentaires
Ainsi, la GPEC peut et doit combiner deux visions : celle de la prospective à long terme, qui permet de piloter la gestion des effectifs, et de travailler l’amélioration de la performance au sein de l’entreprise, et celle d’une gestion opérationnelle au quotidien, qui consiste dans l’analyse et l’étude de différents facteurs et indicateurs liés à la gestion des compétences et aux évolutions de l’environnement de l’entreprise.
Mais pour coordonner ces deux aspects, il sera nécessaire de pouvoir impliquer toutes les parties prenantes de l’entreprise : tant les dirigeants que les détenteurs de compétences, ou encore, les managers. C’est par une politique transparente incitative et une démarche collaborative où la RH prend toute sa dimension de « Business Partner » qu’il est possible de maîtriser l’ensemble des enjeux de la GPEC, à court terme comme à long terme.
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MISE EN PLACE D’UNE GPEC : LES ETAPES, LES LEVIERS, LES OUTILS
Les avantages de la GPEC pour les employés sont, pour la plupart, évidents : reconnaissance des compétences, adaptation du poste aux évolutions du métier, meilleures connaissances de ses perspectives d’évolution, meilleure employabilité etc.
Du côté des entreprises il est possible de voir la GPEC comme un dispositif gagnant-gagnant qui permet de disposer des bonnes compétences pour répondre aux évolutions de ses besoins et à l’accompagnement de sa stratégie.
La mise en place d’une GPEC suppose d’en maîtriser la méthodologie, les outils, mais aussi les enjeux sociaux et économiques. Dans cet article, nous allons vous décrire les principaux leviers, outils et étapes de la mise en place d’une GPEC.
Le cadrage et la mise en place
Comme toute démarche de grande envergure, la mise en place d’une GPEC doit comporter une phase d’avant-projet. Il s’agit avant tout de formaliser le projet de l’entreprise en se mettant d’accord sur le périmètre du projet, ses objectifs, ses priorités et son calendrier de mise en œuvre.
Pour définir les objectifs, il sera également nécessaire d’effectuer une analyse de l’environnement concurrentiel de l’entreprise ainsi que des projections sur l’évolution possible de l’entreprise (diversification, recrutement, nouvelles parts de marchés ou encore nouveau site de production par exemple).
Cartographie des métiers et des compétences
Une fois ce premier cadrage effectué, il sera nécessaire d’établir une cartographie fine des métiers et des compétences disponibles au sein de l’entreprise. Chaque métier sera ainsi défini dans une fiche métier, avant d’être décliné dans des fiches de poste, qui sont cette fois-ci véritablement représentatives des fonctions exercées par les salariés au sein de l’entreprise.
Pour suivre l’évolution des compétences de ses salariés, l’entreprise va également mettre en œuvre un référentiel de compétences. Ce référentiel regroupe toutes les compétences de l’entreprise, organisées par grands domaines. Il permet de définir des niveaux de compétences génériques et des niveaux de compétences spécifiques, et de déterminer les compétences requises pour un emploi en particulier.
Analyser les écarts
Une fois les métiers et les compétences de l’entreprise identifiés et listés, il s’agira de mesurer les écarts entre la situation actuelle de l’entreprise, ce dont elle dispose en matière d’effectifs et de compétences, et la situation souhaitable, c’est à dire, les objectifs et les besoins futurs de l’entreprise, tels qu’ils ont été identifiés lors du cadrage et de la mise en place.
Mettre en place un plan d’actions
Des mesures correctives devront alors être envisagées pour permettre un ajustement de ces écarts. Il s’agira d’identifier les populations prioritaires, définir des parcours d’évolutions, identifier les formations associées et de mettre en œuvre un accompagnement des salariés, à court et à moyen terme.
Différents plans d’action pourront alors être envisagés, avec le recours à des leviers tels que :
• le recrutement,
• la formation,
• la mobilité interne,
• le plan de professionnalisation,
• l’organisation du travail.
Mesurer les résultats
Enfin, pour une démarche pérenne de la GPEC, il s’agira de mesurer les résultats afin de recadrer périodiquement les objectifs et le périmètre du projet. Il faudra alors prendre en compte les résultats obtenus, mesurer le retour sur investissement, et travailler à la détection des souhaits d’évolutions et des potentiels.
Toutes les actions menées doivent donc disposer d’un suivi et d’une évaluation. La mesure des résultats permettra également de mettre en place une communication sur les actions réalisées, propre à encourager les actions de GPEC et à faire vivre la démarche selon un processus itératif et continu.
Ainsi, la mise en place d’une GPEC repose sur un certain nombre d’étapes et de principes clés : l’identification des objectifs stratégiques de l’entreprise :
• l’élaboration de prospectives et de scénarios quant à l’évolution des besoins de l’entreprise en matière d’effectifs et de compétences,
• la mise en place d’outils tels que des référentiels de compétences, fiches de postes, fiches métiers, l’identification des écarts entre les besoins et la situation actuelle de l’entreprise,
• la mise en place de plans d’action visant à résorber ces écarts
• la mesure des résultats obtenus par toutes ces démarches.
Pour mener à bien toutes ces actions, il sera nécessaire pour la DRH de s’assurer du soutien inconditionnel de la direction, d’effectuer toutes ces démarches en parfaite adéquation avec la politique RH globale de l’entreprise, et de prévoir de fréquents plans d’actions pour s’assurer de la compréhension du dispositif par l’ensemble des collaborateurs.
CONSEILS POUR REUSSIR SA GPEC
Connue comme une démarche complexe à mettre en œuvre, la GPEC est pourtant un facteur de compétitive important à l’heure de l’allongement de la vie professionnelle et des départs à la retraite des papy-boomers.
Voici quelques conseils clés pour avoir toutes les chances de faire aboutir votre projet de GPEC :
Mobiliser les différents acteurs
Lors de la mise en œuvre d’un projet de GPEC, la première adhésion doit être bien entendu celle de la direction. La direction doit ainsi envisager l’articulation de la GPEC en adéquation avec la stratégie de l’entreprise, et elle doit le prévoir sur au moins plusieurs années consécutives, afin de pouvoir en mesurer les fruits.
D’un autre côté, il est important d’obtenir la participation des managers et des collaborateurs, qui doivent être informés et impliqués, et si nécessaires formés aux outils. Pour informer l’ensemble des acteurs, il faudra prévoir un budget de communication interne, et l’utilisation d’outils tels qu’une newsletter, un journal interne, un intranet ou un extranet…
Utiliser un outil adapté
Une des étapes majeures de la GPEC est la construction d’un référentiel, qui permettra de mettre en évidence les compétences clés et les différents profils de l’entreprise. Pour mettre en œuvre et surtout exploiter ce référentiel, un logiciel de GPEC sera souvent indispensable.
L’outil devra être suffisamment souple pour s’adapter à la stratégie de l’entreprise et à ses évolutions. Il doit être également simple à prendre en main, pour pouvoir être utilisé par un grand nombre de collaborateurs, tout en étant personnalisable, afin de pouvoir s’adapter facilement à la logique métiers de l’entreprise. Simplicité, ergonomie et capacité d’adaptations sont ainsi les critères distinctifs les plus importants d’un logiciel de GPEC.
Planifier les différentes phases
Une fois que la DRH possède les bons outils, elle devra planifier les différentes étapes du projet de GPEC, et définir des priorités. La GPEC étant particulièrement complexe à piloter, il est conseillé de procéder par phases ou par étapes, per exemple, en commençant avec un type de collaborateurs, un lieu géographique, ou un métier en particulier. Il s’agit ensuite de mettre en place des plans d’actions en utilisant des outils tels que les entretiens annuels, ou les bilans de compétences.
Prévoir et organiser le suivi
Pour mesurer l’impact et les fruits de la GPEC, plusieurs années seront nécessaires. Il est donc indispensable de prévoir dès le début de la démarche les objectifs à atteindre et le suivi à mettre en place. L’engagement des différents acteurs doit rester constant, et les résultats de la GPEC doivent être mesurés par tableaux de bords et statistiques.