Zoom sur… : La fonction achats

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La fonction achats est reconnue dans un contexte concurrentiel de plus en plus exacerbé. Les achats jadis considérés comme des approvisionneurs ont acquis leurs lettres de noblesse et deviennent une fonction efficiente qui préserve et améliore les marges. L’achat, une fonction stratégique de l’entreprise.

On considère que les achats représentent en moyenne 60 % du CA de certaines entreprises . Le métier d’acheteur est devenu stratégique.C’est un homme ou femme de négociation par excellence, qui travaille dans l’industrie ou la grande distribution. Il recherche, choisit, négocie les produits selon des critères définis en collaboration avec le service vente ou le service production : qualité, coût, marge, délai de livraison. Il sélectionne les meilleurs fournisseurs qui répondent aux exigences requises et négocie les conditions d’achat et d’approvisionnement en liaison avec les services logistiques. Il tente d’obtenir des réductions de prix tout en respectant un niveau de qualité fixé, et si besoin, il propose de changer de fournisseurs.

Choisir les bons fournisseurs
En entreprise il demande au service production de définir ses exigences lors de groupes de travail. Dans une centrale d’achats il détermine, après concertation avec les chefs des ventes et les chefs de magasin, le type d’articles qui se vendra le mieux. Pour définir ses besoins il se base également sur des études de marché réalisées par sa propre société ou par des sociétés d’études spécialisées.  Internet et de nouveaux outils créent l’e-procurement et l’e-sourcing qui changent complètement le job. Il traîne souvent une image de cost killer mais dans les périodes de crises comme aujourd’hui il préserve les marges de l’entreprise, conclut des  partenariats stratégiques avec des fournisseurs et innove dans un contexte de politique d’achats durables.

Connaître le produit
L’acheteur doit connaître parfaitement les caractéristiques des produits : techniques de fabrication, matériaux utilisés et évolution des technologies. Cela implique la mise à jour et le classement d’une documentation importante, et des contacts permanents avec les fournisseurs qu’il sélectionne en fonction des prestations proposées ; qualité des marchandises, quantité, respect des délais, conditions financières accordées. Il négocie et engage financièrement son entreprise sur des sommes importantes. La direction suit donc de près les contrats conclus.

Stratégie d’achat
Dans la distribution, l’acheteur travaille dans une  centrale d’achats ou d’un magasin. La tendance va vers une centralisation des achats. Dans l’industrie, et surtout dans les PMI, il est également approvisionneur et consacre  davantage de temps à la logistique. L’acheteur est en contact permanent avec les responsables de la production et les responsables des magasins-clients, pour connaître les besoins. Il passe la plupart de son temps avec les fournisseurs éventuels de l’entreprise, les reçoit ou négocie par téléphone et se déplace beaucoup lors des expositions. De plus en plus, il utilise Internet pour le choix de ses produits et est spécialisé dans un type de produits, dans l’industrie, une catégorie de pièces, dans la distribution :  la boisson, la viande, l’audiovisuel,  l’habillement…

Négocier les achats
La connaissance de l’anglais et d’une seconde langue est indispensable, de nombreux produits étant importés. Dans la distribution, pour savoir ce qui plaira au client, l’acheteur doit savoir anticiper les désirs de la clientèle, et dans l’industrie  être capable de discuter avec des ingénieurs de production ou des bureaux d’étude.

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