« Le processus de passation des marchés » désigne l’ensemble du cycle d’achat depuis l’identification des besoins jusqu’à l’exécution du contrat. Généralement, un marché public se déroule en trois phases. Il débute par la phase préparatoire où l’autorité contractante définit les besoins et la procédure nécessaire à la passation du marché proprement dite qui constitue la deuxième phase du processus dont l’aboutissement ouvre la voie à la troisième phase qui est consacrée à l’exécution du contrat une fois signé.
Il est nécessaire d’exposer brièvement les principales activités constituant les différentes étapes de chacune de ces phases cruciales du processus en attendant de les approfondir ultérieurement.
- La phase préparatoire est déterminante pour la réussite d´un marché.
Avant le lancement de la procédure de passation du marché, il est primordial que l’acheteur définisse ses besoins (besoins de travaux, de fournitures ou de services) en précisant l’objet des prestations, leur quantité, leurs caractéristiques, le nombre de lots en cas d’allotissement, etc…. Les documents de passation de marché doivent être rédigés dans un délai raisonnable. En fonction de l’importance de l’achat et de la procédure qui sera utilisée, cette phase peut s’étendre sur quelques jours ou même plusieurs semaines.
- La phase de passation du marché revêt une importance capitale.
C’est à ce stade que l’autorité contractante collecte les intrants (éléments techniques, financiers et humains) fournis à la phase préparatoire en vue de la constitution du dossier de passation de marché qui doit inclure, suivant le type de marché, les termes de référence, les spécifications techniques ou le cahier des charges qui guideront les intéressés dans l’établissement de leur offre. Cette phase comprend plusieurs étapes qui conduisent à l’attribution ou l’annulation du marché. Le bon déroulement de cette phase est couronné par la signature du contrat.
- Une fois le marché signé, la phase d’exécution est enclenchée.
Elle se déploie sur toute la période d’exécution du marché jusqu’à son règlement définitif. Elle regroupe les activités relatives à l’élaboration des ordres de services, au suivi et au contrôle du marché, à sa réception ainsi qu’à son règlement définitif qui marque la clôture du contrat. Les lecteurs peuvent déjà comprendre que la réussite d’un marché dépend du bon déroulement successif de ces trois phases qui sont l’une aussi essentielle que l’autre. Généralement, le choix de l’attributaire d’un marché fait suite à une mise en concurrence préalable des soumissionnaires en tenant compte du meilleur rapport qualité/coût et en évitant la recherche d’intérêts individuels. Je rappelle que, quelle que soit la provenance du financement, le processus de passation des marchés publics répond aux mêmes fins et est régi par les mêmes principes généraux et respecte les mêmes règles de base. Il s´agit du respect des règles strictes et des principes de base tels que l’accès à la commande publique, la transparence des opérations, le respect des seuils et du plan de passation des marchés (PPM), ainsi qu’une utilisation optimale et dûment transparente des deniers publics et/ou des ressources financières de bailleurs de fonds tels que la Banque interaméricaine de développement (BID), la Banque mondiale, l’Organisation internationale de la francophonie (OIF), pour ne citer que ceux là. Il faut garder en tête que c’est en partie l’argent des contribuables ressortissants des pays membres de ces banques, organisations ou autres qui finance leurs actions extérieures. Les bailleurs ainsi que l’acheteur public doivent gérer les fonds qui leur sont confiés avec un maximum de rigueur et en donner rapports. Ils sont tenus de rendre compte régulièrement aux contribuables de l’utilisation de leurs contributions. Ouvrons une petite parenthèse pour souligner que l’attributaire d’un marché doit être en règle avec le fisc pour être habilité à conclure un contrat avec l’administration contractante. L’État se voit souvent critiqué pour n’avoir pas optimisé les impôts des contribuables. Pour remédier à cette fâcheuse situation, il faut recourir à une saine gestion des marchés publics qui est conditionnée par une maîtrise des mécanismes de passation de marchés publics par l’autorité contractante.
Le mécanisme est le même quel que soit le marché. On distingue trois types d’achats s’agissant des marchés publics :
- Les marchés publics de travaux Ils ont pour objet l’exécution de travaux de construction ou de réhabilitation d’infrastructures (routes, ponts, etc.) ou de superstructures (construction de bâtiments, etc.). Ce type de marché peut aussi combiner la conception et l’exécution de travaux ou d’ouvrages.
- Les marchés publics de fournitures Ces marchés consistent en l’achat, prise en crédit-bail, location ou location-vente de produits ou matériels.
- Les marchés publics de services Ce type de marché couvre les prestations de services matériels (entretien d’équipements informatiques, service de jardinage, nettoyage de locaux par exemple) ou immatériels (prestations intellectuelles telles que maîtrises d’œuvre, prestations d’assistance technique, réalisation d’études, d’audit, etc.). Les marchés publics constituent un instrument clé de l’action des pouvoirs publics. Toutefois, ils constituent l’une des activités des administrations les plus exposées au gaspillage, à la fraude et à la corruption en raison de plusieurs facteurs dont leur complexité et l’ampleur des flux financiers qu’ils génèrent. Des systèmes de passation des marchés publics faibles et corrompus peuvent engendrer un gaspillage des ressources financières publiques et, par conséquent, sapent inévitablement les efforts de croissance d’un pays.
Le comité pédagogique de ITTE Consulting