La gestion des temps est au cœur du fonctionnement de l’entreprise. Reflet de l’activité, du métier de cette dernière, son interdépendance avec les différentes fonctions de l’entreprise en fait un sujet qui mérite une forte attention. Autrefois appréhendée comme une tâche administrative fastidieuse dont la seule finalité était la paie, ce domaine devient aujourd’hui un réel enjeu stratégique, notamment en termes d’optimisation des processus, de maîtrise des coûts et de rentabilité.
La gestion des temps n’est plus seulement un sujet RH, ses synergies avec le reste des fonctions en font un sujet multifonctionnel, multi-acteurs, multi-besoins et donc, bien souvent, un sujet politisé voire polémique. Du fait des divergences de points de vue, de la multitude de contraintes et des différents besoins, l’élaboration d’une nouvelle politique de gestion des temps est souvent un véritable casse-tête pour les manageurs : loin de fédérer, il divise bien souvent. Toutefois, une bonne gestion des temps doit savoir réconcilier, satisfaire à la fois les besoins opérationnels et fonctionnels qui sont souvent ceux les plus éloignés les uns des autres ; et cela afin d’en faire un véritable atout stratégique.
UNE INTERACTION FORTE ENTRE LA GESTION DES TEMPS ET LES AUTRES FONCTIONS DE L’ENTREPRISE
Les Ressources Humaines
Historiquement la gestion des temps est un sujet RH ; bien que la réflexion menée sur le sujet ait fortement évoluée, la tendance actuelle ne déroge pas à cette règle. Les évolutions de la législation en droit du travail et droit social ont même accru les besoins de suivi des temps pour les services RH. Ces derniers ne se limitent plus à une collecte des temps travaillés dans le but d’élaborer une fiche de paie ; les RH doivent également pouvoir mettre à jours les compteurs pour en tenir informer leurs salariés en temps réel. De plus, la tendance actuelle qui est de positionner la fonction RH comme une fonction stratégique et non plus seulement support, favorise l’expression de nouveaux besoins, notamment en matière de GPEC et de suivi des coûts RH. Ainsi les données issues de la collecte des temps deviennent de véritables mines d’informations pour ces problématiques.
La comptabilité / suivi des coûts
Dans une optique de suivi analytique et de maîtrise des coûts, les entreprises ont recours à des méthodes de comptabilité analytique. Le recours àune imputation des temps de travail selon un axe analytique est donc de plus en plus courant. Les temps ainsi collectés sont valorisés et contribuent à la production des divers états ou indicateurs financiers. C’est souvent ici qu’apparaissent les premiers problèmes le temps comptable (associé à des problématiques de clôture et de communication financière) est différent du temps RH, organisé selon une logique essentiellement légale. (exemple : calcul des congés de mai à juin).
La gestion des ressources
D’une entreprise ou administration à une autre, les besoins en matière de gestion des temps sont étroitement liés aux besoins de gestion des ressources qu’elles soient internes ou externes. A titre d’exemple, les entreprises travaillant en mode projet ont des attentes très fortes en ce qui concerne la gestion des temps et la planification. Le suivi en temps réel du temps passé sur une tâche et des ressources mobilisées permettent de suivre l’avancement du projet, de contrôler la consommation du budget et d’anticiper les besoins de pilotage.
Là encore, il s’agit d’une échelle de gestion du temps différente des deux premières, rythmée cette fois par les contraintes opérationnelles du projet ou de l’activité du salarié (suivi du projet, de la production ou de toute autre nature de tâche).
Et le salarié dans tout cela ? Source unique de l’information concernant sa propre activité, il est obligé de saisir la même information à des mailles ou à des rythmes différents dans de multiples outils. Paradoxe ultime : afin de gérér au mieux son activité, on lui impose des tâches purement administratives qui le détournent de son activité « productive » et qui indirectement dégradent sa performance.
LA GESTION DES TEMPS, UN VERITABLE CASSE-TETE POUR LES ENTREPRISES
Une thématique clef, politisée voire sujette à polémique
La multiplicité des contraintes RH (,suivi des heures supplémentaires, mise à jour des compteurs, Arrêt maladie , absences, etc.) a fortement contribué à l’explosion du nombre de tâches administratives auxquelles les salariés doivent se soumettre. L’automatisation de la gestion des temps permet de libérer davantage de temps aux collaborateurs pour se focaliser sur le cœur de leur travail.
Mais elle n’est qu’une première étape, l’informatisation permet de passer à l’étape suivante : l’optimisation des ressources humaines et la mise en place de synergies hautement productives.
Les avantages liés à l’informatisation de la GDT sont nombreux. Il ne s’agit pas ici d’en faire une liste exhaustive mais de faire état des questions auxquelles il faut répondre pour repenser la gestion des temps dans l’organisation.
Définir en amont le niveau de suivi requis
Un projet rattaché à la Direction pour paralyser les jeux de pouvoir
Le projet de gestion des temps doit être placé sous la responsabilité de la Direction, même si cette dernière devra travailler en partenariat avec les différentes fonctions, afin d’en sécuriser l’avancement. En effet, les enjeux sont tels, les besoins si différents que des jeux de pouvoir apparaissent rapidement et freinent, voir bloquent, l’avancement du projet. Pour des raisons d’objectivité, ce type de projet peut difficilement être confiée à une fonction, qu’elle soit RH ou autre. Les acteurs métier eux-mêmes sont généralement trop impliqués, trop subjectifs, pour arbitrer des points de désaccord sur des besoins fonctionnels.
Identifier les besoins transverses pour favoriser le changement
La gestion des temps fait partie des domaines, relativement rares, pour lesquels un déploiement en « big bang » reste la solution la plus répandue. Pour des raisons de cohérence, il est souvent impératif de disposer d’une vision exhaustive des temps passés. Ceci impose de prendre en compte dès le départ du projet la totalité des besoins car il n’est pas possible d’adapter la solution au fil d’un déploiement progressif.
Bien choisir son outil de gestion des temps
La caractéristique d’un outil de gestion des temps est d’être utilisé par tous. Le choix du bon outil est donc primordial. Plus encore que le résultat du choix, c’est sur le processus de sélection qu’il est nécessaire d’obtenir un large consensus : définition des critères de sélection, pondération de chaque domaine de fonctionnalités, processus de décision.
Article proposé par le Comité pédagogique de ITTE Consulting