Comment travailler de façon efficace à domicile ? Comment gérer le télétravail ? Voici 8 conseils utiles en cette période de confinement.
Avec la pandémie de coronavirus et la nécessité de se mobiliser pour limiter la propagation, vous allez très certainement être contraint de travailler à domicile. Pour beaucoup, le télétravail risque d’être une nouveauté et il va donc falloir prendre de nouvelles habitudes.
Avant tout, soyez rassuré, le télétravail est bon pour la productivité en règle générale. La plupart des études ont montré que les salariés qui travaillent à domicile travaillent mieux, plus longtemps, et qu’ils ne perdent pas vraiment en efficacité. Toutefois, il y a certains challenges qu’il faut surmonter : comment faire les réunions ? Comment communiquer en interne ? Comment se coordonner ?
Quelles sont les stratégies permettent de rester efficace et concentré en télétravail ? Comment s’assurer de rester productif et de ne pas perdre sa concentration ? Voici 8 conseils sur la façon d’adopter des habitudes et des routines productives pour travailler efficacement à domicile.
1 – Télétravail : créez des routines le matin et le soir
Se doter d’une routine est la clé pour réussir à travailler correctement depuis chez soi. En effet, lorsque l’on est en télétravail, les frontières entre la vie privée et le travail deviennent flou. Le matin, il n’y a plus de temps perdu dans les transports, mais il n’y a donc plus non plus de moment qui sépare la matinée au domicile du moment où l’on se met à travailler. D’où la nécessité d’établir des “rituels”.
Essayez de commencer à travailler à la même heure chaque jour si vous le pouvez et prévoyez également des pauses – cela vous aidera à rester cohérent et concentré. Si vous comptez faire des courses, et que cela est possible, peut-être pouvez vous la placer le matin avant de commencer à travailler, de manière à instaurer une coupure. Même chose le soir : si vous le pouvez, sortez faire une promenade après le travail. Avec le confinement qui se profile, cela risque de ne pas être possible, mais vous pouvez instaurer une routine pour faire ce break : quelques étirements, de la méditation.
L’idée, est simplement de se créer des moments qui marquent le début et la fin du travail, de manière à ne pas se sentir en permanence submergé par l’impression d’être tout le temps au bureau.
2 – Assurez-vous que votre famille ou vos colocataires comprennent que vous travaillez à domicile
Si vous partagez votre maison avec vos parents, vos enfants, ou des colocataires, faites-leur savoir que vous travaillez, que vous devez vous concentrer et parfois vous aurez des réunions que vous ne pourrez pas interrompre.
Établir une ligne qui sépare le temps de travail des loisirs est un défi pour vous et pour vos proches – mais c’est nécessaire. Pendant que vous travaillez, vous ne pouvez pas être interrompus toutes les 10 minutes par un enfant qui a besoin qu’on s’occupe de lui. Il faut donc être clair et établir un emploi du temps, définir clairement les périodes où vous devez être concentrés et celles où vous pouvez être interrompu quelques instants.
Pour cela, il est important de définir un espace de travail dédié.
3 – Avoir un espace de travail dédié à la maison
Lorsque c’est possible, l’idéal est d’avoir une pièce où vous pouvez vous isoler, fermer la porte et ainsi éviter d’être distrait. Si ce n’est pas possible, le mieux reste de se doter d’un espace qui ressemble à un bureau : une table avec une chaise, par exemple. Si possible, évitez de passer toute la journée à travailler depuis un canapé, mal assis.
Cela vous permettra également de disposer d’un endroit approprié pour établir des appels vidéo avec vos collègues. Et si vous avez votre propre pièce, vous éviterez ainsi le bruit. De plus, avec un espace dédié, vous pourrez avoir ce dont vous avez besoin autour de vous: que ce soit votre ordinateur portable, votre souris, vos écouteurs, vos carnets de note… Un gain de temps dans votre journée puisque vous n’aurez pas à les chercher.
4 – Comment travailler efficacement à domicile ? Faites attention à vos vêtements
Bien évidemment, l’un des avantages du télétravail, c’est que l’on est pas obligé de subir le dress code parfois un peu lourd des entreprises. Pourtant, il faut éviter de tomber dans le piège de vouloir rester en pyjama toute la journée. Certes, c’est confortable, mais encore une fois, cela n’aide pas vraiment à se mettre dans l’esprit d’avoir des moments “travail” et des moments “perso”. Lorsque l’on va rester de nombreuses journées d’affilée en télétravail, il est d’autant plus important de bien marquer les séparations entre ces moments.
Pour vos collègues qui risquent de vous appeler en vidéo, c’est aussi plus agréable de vous voir habillé correctement. Et cela contribuera aussi à créer cette relation de confiance indispensable au télétravail entre vous et vos managers.
5 – Faites attention à votre posture en travaillant à domicile
Au bureau, avec la progression de la RSE, des problématique du bien-être au travail et de l’ergonomie, on dispose souvent d’un poste de travail bien adapté. Les écrans sont plus grands, on dispose d’une chaise ad hoc, on peut tout régler pour être à la bonne hauteur. À la maison, tout cela disparaît (à moins que vous ayez la chance d’avoir un espace réellement adapté).
Chez vous, il y a donc un véritable enjeu à garder une bonne posture. Rester toute la journée avachi dans un canapé, le dos complètement recroquevillé, c’est la recette parfaite pour se retrouver avec un bon mal de dos le lendemain. Rappelez-vous des règles : avoir le dos droit, le cou droit, les yeux alignés avec votre écran, vos épaules alignées avec votre corps et vos coudes proches de 90 °. Faites de votre mieux avec ce dont vous disposez et gardez une bonne posture. Le mieux est bien-sûr de disposer d’un bureau avec une chaise et d’un écran d’appoint afin de garder la tête haute, mais si ce n’est pas possible, tentez au moins de garder la posture la plus correcte possible.
6 – Travail à distance : la communication est la clef !
Lorsque l’on est à distance loin de ses collègues et de ses managers, il est d’autant plus important de prendre le temps de bien communiquer. Partagez votre emploi du temps avec votre équipe et vos collègues, dites-leur comment vous progressez ou terminez vos tâches pour vous assurer que vous êtes tous sur la même longueur d’onde.
Il ne s’agit pas de parler à votre manager de chaque geste que vous faites. Il s’agit plutôt de communiquer les choses importantes, quitte à le faire plus d’une fois, pour vous assurer que toutes les informations sont bien passées.
Avoir du temps face à face est également agréable afin d’avoir un contact visuel plus «personnel». Cela évite de désincarner le travail et de perdre tout contact.
Du côté des managers, il faut trouver un équilibre entre s’inquiéter et s’assurer que le travail est fait avec succès et ne pas trop s’immiscer dans la journée de travail de ses collaborateurs. Micro-gestion, confiance, dialogue : voilà les clefs.
Pour cela, des outils et des plateformes de communication (avec des versions gratuites et payantes) comme Asana, Microsoft Teams, Slack ou Trello – dont certains ont été mis à disposition à des prix inférieurs pour aider les équipes à travailler efficacement à domicile – peuvent être très utiles.
7 – Travail à domicile : n’oubliez pas la lumière et l’exercice
Même si cela risque d’être compliqué en cas de confinement, n’oubliez pas de sortir et de prendre un peu de soleil pour augmenter votre niveau d’énergie et de vitamine D. Une course au supermarché peut être l’occasion de marcher quelques instants. Pensez bien à respecter les consignes de sécurité liées à l’épidémie à chaque fois que vous sortez cependant : distanciation sociale, lavage des mains, protection des gouttelettes.
Dans le même temps, il est important de continuer à faire de l’exercice. En effet, en télétravail, vous n’effectuez plus les déplacements que vous faisiez à pied (prendre le métro, vous rendre à votre travail). Il est donc important de se dépenser régulièrement : faire quelques squats, des pompes, des exercices de gainage de temps en temps. Il est aussi important de pratiquer des étirements pour ne pas laisser son corps inactif dans la journée dans des postures compromettantes.
8 – Coronavirus et travail à domicile : restez positif
Enfin dernier conseil, psychologique celui-là : essayez de profiter des avantages de la situation. Certes, ce n’est pas simple et cela promet des galères. Mais en même temps, cette expérience va nous permettre de nous frotter à de nouvelles façons de travailler, de réaliser que le télétravail peut être une solution viable.
En plus de réduire les temps de trajet, cela nous permettra de passer un peu plus de temps avec nos proches, de rééquilibrer nos vies professionnelles et privées, de nous recentrer. Il faut donc rester positif et essayer de tirer le meilleur de cette crise, même si cela ne sera pas facile.