Avec le confinement des personnes à domicile, beaucoup plus de salariés inexpérimentés vont télétravailler du jour au lendemain sans préparation. Nous vous proposons donc ce petit Guide du télétravail de sensibilisation aux bonnes pratiques
Un Guide du télétravail en urgence
Restez à la maison – Dessin de Mathieu Persan
Bon, c’est fait, la crise redoutée est là. Pas forcément là où on l’attendait mais le résultat est le même : notre vie et l’activité économique sont bouleversées. Beaucoup d’entreprises sont prises de cours et ne savent pas comment s’y prendre pour tenter de poursuivre leur activité. Beaucoup de salariés sont envoyés en télétravail sans préparation avec, en prime, leurs enfants à la maison. Dans ce Guide du télétravail vous trouverez des conseil sur la manière de s’en sortir, comment s’organiser et trouver un fonctionnement qui permette de tenir plusieurs semaines à domicile.
Le télétravail se prépare… mais pas toujours
On l’a vu fin décembre- début janvier 2020 lors des grèves contre la réforme des retraites, le télétravail a, pour la première fois, été utilisé, surtout en Ile-de-France, comme moyen pour compenser l’absence de transports en commun. Une enquête de Microsoft-France/Opinion Way estime que 42% des télétravailleurs pendant les grèves étaient de nouveau télétravailleurs.
Chez les moins de 35 ans, cette proportion a été encore plus élevée avec 1 actif sur 2 qui a télétravaillé.
Bonne nouvelle, la quasi-totalité des ces télétravailleurs et primo-télétravailleurs a d’ailleurs bien l’intention de continuer à télétravailler après les grèves : 93% au total et 91% des primo-télétravailleurs toujours selon l’enquête de Microsoft.
Et c’est une bonne chose. Car les bénéfices du télétravail sont nombreux. Pour le salarié, pour l’entreprise et pour la société toute entière. Et, dans le contexte actuel un moyen de continuer l’activité de l’entreprise en préservant la santé des salariés et en limitant la propagation du virus Covid-19. En vous appuyant par exemple sur ce Guide du télétravail.
Habituellement, le télétravail se prépare et l’entreprise aboutit à un accord ou à une charte négociée avec les partenaires sociaux. Ce document fixe le cadre d’exercice du télétravail avec les obligations des deux parties : maintien des droits et de la protection du salarié, populations éligibles au télétravail, conditions de demande du télétravail, nombre de jours autorisés, conditions de réversibilité, etc.
Sauf que, dans le contexte des grèves ou de la pandémie de coronavirus, les entreprises n’ont pas pu préparer le passage en télétravail. Voilà donc quelques bonnes pratiques pour vous aider, éviter le chaos, conserver la productivité et le confort de travail des salariés.
Organiser son espace de travail
L’idéal c’est de disposer d’un espace de travail dédié dans son habitation. Sauf que tout le monde n’a pas forcément un logement suffisamment grand pour cela. Trouvez au moins une table avec un siège confortable réglé à la bonne hauteur.
La difficulté c’est qu’on ne retrouve pas chez soi le confort de l’équipement du bureau comme par exemple un 2e écran qui augmente la productivité d’environ 30%.
En tout cas, évitez le travail dans le canapé façon coworking. Pourquoi pas de temps en temps, mais évitez au début.
Recréez une ambiance de travail
La mise en condition de travail passe par le mental. Faites donc comme si vous alliez au bureau :
- prenez votre douche
- habillez-vous, cela vous aidera à vous mettre dans un état d’esprit professionnel
- il y a débat pour les pantoufles : certains estiment qu’il vaut mieux même mettre ses chaussures.
Et puis, on ne sait jamais, vous allez probablement communiquer en webconférence pendant votre journée alors soyez prudents.
Certains télétravailleurs ont besoin de créer une coupure entre le temps privé et le temps de travail. Faire le tour du pâté de maison, aller à la boulangerie ou descendre promener le chien sont de bonnes solutions.
Informez vos proches des règles du jeu
Il est difficile de télétravailler avec des petits enfants qui ne comprennent pas pourquoi maman ou papa n’est pas disponible alors qu’elle ou il est à la maison. Habituellement ce n’est pas conseillé mais nous sommes dans des conditions inédites de confinement avec fermeture des écoles.
Donc vous devez vous adapter et prendre le temps d’expliquer la situation à vos proches. Cela vous évitera de vous mettre en colère parce le petit dernier vous harcèle pendant une visioconférence.
Cela dit, on arrive à s’organiser et à travailler chez soi tout en profitant de ses enfants en même temps : c’est possible !
D’ailleurs, à ce propos, si vous manquez d’idées pour occuper vos enfants en dehors de leurs séances d’école à distance, vous trouverez pleins de ressources sur cette page collaborative.
Rassurez-vous avec des rites
Si vous débutez vraiment en télétravail il vous sera peut-être utile de vous imposer à vous-mêmes un cadre horaire semblable à celui du bureau. Quitte à l’assouplir quand vous aurez acquis un peu d’expérience.
Ne culpabilisez pas, se créer un cadre de travail n’est pas honteux. Victor Hugo ou Balzac s’imposaient des horaires de travail réguliers. Mais vous n’êtes pas obligés de travailler la nuit…
Ce cadre horaire correspond d’ailleurs probablement à celui dans lequel vos collègues ou managers – eux aussi en télétravail – seront disponibles.
Et qui dit horaires de travail dit… pauses. Pensez à en faire régulièrement, à marcher et à boire de l’eau. C’est l’occasion de boire un café en même temps que vos collègues mais à distance. L’équivalent de la machine à café de l’entreprise à distance.
Pensez à communiquer
Le télétravail isole, paraît-il, et vous avez peur de rester seul. C’est une bonne raison de communiquer avec vos collègues. Vous avez à votre disposition toute une palette d’outils, à vous de choisir le meilleur pour chaque usage :
- le téléphone : un coup de fil est intrusif et oblige votre correspondant à sortir de son travail, à se déconcentrer. Réservez-le aux sujets urgents et importants
- la messagerie instantanée : c’est peut-être l’outil le plus important du télétravailleur. Il peut être utilisé pour chatter en mode synchrone (votre correspondant est à l’autre bout du fil) ou asynchrone (il répondra quand il sera disponible). Vous avez le choix des outils ou ils peuvent aussi être imposés par l’entreprise : Whats’App, Slack, Telegram (qui a la particularité de bien capter même quand le réseau est de mauvaise qualité), Skype…
Elle permet de recréer un collectif de travail virtuel. Après les premiers jours de bavardages probablement excessifs, les conversations devraient se stabiliser au fur et à mesure que les participants prendront l’habitude de l’utiliser.
On laisser connectée en permanence et répondre ou pas aux messages. On peut si besoin se signaler en mode occupé ou désactiver les notifications pour ne pas être dérangé. - la webconférence : un outil pour organiser des réunions dans lesquelles vous pourrez vous voir en vidéo, partager des documents ou votre écran, chatter.Là aussi les outils sont nombreux : Google Hangout, Zoom, Teams, Whereby ou Tandem qui possède la particularité de s’adapter aux outils que vous utilisez déjà.
Puisqu’on parle de réunion, profitez de cette épreuve du confinement pour modifier vos pratiques de réunions. Finis les tunnels de 2h que vous connaissez en mode présentiel, pendant lesquels les participants dorment les yeux ouverts, gèrent leurs mails ou rêvent. Faites des réunions courtes, opérationnelles avec un ordre du jour, des actions - le mail : comme vous le constatez il ne vient pas en 1er dans la liste des outils. Mal utilisé, le mail est une plaie chronophage. Préférez-lui le chat pour des messages fugaces. Utilisez le mail pour des sujets complexes qui doivent laisser des traces écrites et pouvoir être archivés.
Donc, pour résumer, pour faire suivre ce petit Guide du télétravail à vos collègues, utilisez plutôt le chat et éventuellement le mail. Mais pas le téléphone ni le SMS.
Et voilà quelques conseils complémentaires si vous êtes freelance, un Guide du télétravail à la maison complémentaire.
Faites communauté
Si vous managez une équipe, ne la laissez pas seule, chaque membre est peut-être démuni devant le maniement des outils et isolé. Sur-communiquez par rapport à ce que vous feriez en présentiel :
- dites bonjour le matin par exemple
- papotez lors d’une pause à heure fixe
- relayez les informations de l’entreprise
- ne laissez pas les membre de votre équipe se poser des questions angoissantes sur la situation et sur leur travail
- montrez que vous êtes disponible.
Et, tant qu’on y est, pensez à rappeler les consignes de sécurité à vos collaborateurs ou collègues et à aller à leur devant s’ils ne sont pas très participatifs dans la communauté. Soyez leur guide du télétravail !
Ne vous contentez pas de discuter boulot. Vous pouvez aussi proposer des activités communes de détente comme des cours de yoga partagés en ligne via Skype ou tout autre outil de communication que vous utilisez régulièrement.
Faites gaffe à Netflix
Cela doit vous arriver au bureau aussi mais chez vous la tentation de procrastiner peut être forte si vous n’avez pas l’habitude d’être hors du contexte du bureau. Entreprendre de toute urgence le nettoyage à fond de la cuisine ou visionner le dernier épisode de Better Call Saul c’est tellement plus urgent que de vous mettre au travail !
On connaît et aucun truc ne peut en venir à bout. C’est un peu comme les régimes et les bonnes résolutions, on revient toujours au grignotage. Sauf que, de nouvelles recherches auraient mis en évidence un remède efficace : commencer, même modestement, une tâche qui nous répugne.
On observe que lorsqu’on a commencé une tâche il est assez simple de continuer. « Tout est dans le démarrage » constate l’écrivain Christian Jarrett dans cet article. Donc pour limiter la procrastination faites en sorte que votre objectif soit simple pour pouvoir vous y mettre tout de suite. « En faisant cela, dit-il, vous vous libérez de vos sentiments pour vous concentrer sur une action facilement réalisable ».
Soyez bienveillants
Nous vivons une situation inédite : confinement, quasi-couvre feu, risque important pour notre santé et celle de nos proches, chaos économique. Autant de sources d’angoisse et d’inquiétude.
La découverte du télétravail, des outils et des usages dans de mauvaises conditions, sans préparation n’arrange pas la situation.
Alors soyez bienveillants, aidants et prévenants pour vos collègues.
Pensez quand même à la sécurité
Si vous travaillez dans une entreprise il est probable que la direction informatique vous ait équipé d’un VPN (Virtual Private Network), une solution pour sécuriser la connexion entre votre ordinateur et les serveurs de l’entreprise. Sinon, il peut être utile de vous équiper avec une solution comme l’une de celles-là.
Pensez aussi à sécuriser votre connexion WiFi en changeant le mot de passe d’origine (et en le changeant régulièrement) et en activant le cryptage WPA.
Protégez-vous toujours du coronavirus
Ce n’est pas parce que vous êtes confinés pendant la pandémie que vous n’irez pas faire vos courses, acheter du pain ou faire un tour (pas en groupe mais seule(e), éventuellement avec votre chien). Alors n’oubliez pas les consignes à commencer par les basiques : lavez-vous les mains et éternuez dans votre coude.
Source: https://zevillage.net/teletravail/coronavirus-guide-teletravail/amp/