L’ABC du recrutement

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Dans une petite entreprise, plus encore que dans une grande, l’embauche de salariés représente un véritable enjeu car les résultats de la société en dépendent, notamment lorsqu’il s’agit de pourvoir une fonction clé.

Par exemple, si le nouveau salarié n’a pas les compétences requises ou s’il ne s’intègre pas à l’équipe, l’entreprise peut devenir moins réactive pour décrocher de nouveaux marchés et pour les honorer. Elle perd ainsi en efficacité, donc en productivité, son compte de résultat annuel et par conséquent son résultat net s’en trouvent affectés.

QUE SIGNIFIE RECRUTER ?
Recruter est un investissement sur le plan financier mais aussi opérationnel dont il faut examiner l’opportunité au regard de la contrepartie économique qu’il va apporter.
Recruter est aussi un acte de management stratégique et délicat, qui nécessite une prise de décision argumentée, une réponse aux besoins immédiats et futurs de l’entreprise : trouver un professionnel capable d’intégrer le poste tel qu’il est mais aussi de le faire évoluer.
Recruter est une approche humaine qui comporte des aléas : donner à un inconnu une fonction avec des responsabilités qui peuvent avoir un impact sur la qualité de production, le climat interne ou même l’image externe est une prise de risque qu’il faut réussir à réduire.
Même si recruter est devenu un acte banal par sa fréquence, il dissimule cependant une réalité contraignante et pleine d’embûches lorsqu’on ne s’y est pas préparé.

Y A-T-IL DES ÉTAPES INCONTOURNABLES POUR FIABILISER UN RECRUTEMENT ?
Il y a 9 étapes incontournables et surtout des questions à se poser à chacune d’elles :

1- L’analyse du besoin réel de votre entreprise.
Il est primordial de prendre un temps de réflexion pour cerner les besoins de son entreprise, analyser les moyens d’y remédier et décider d’un recrutement ou pas:

  • de quoi et donc de qui mon entreprise a besoin aujourd’hui ?
  • s’agit-il d’une création de poste ou d’un remplacement ?
  • ai-je vérifié si les compétences recherchées n’existent pas déjà au sein de l’entreprise ?
  • est-il possible de répartir différemment les activités visées par une nouvelle organisation ?
  • faut-il restructurer le service dans lequel la personne à remplacer travaillait, externaliser certaines activités et embaucher dans une fonction où les besoins sont plus importants ?
  • y a-t-il des personnes à réintégrer à leur poste ou son équivalent ?
  • est-ce le moment de recruter dans l’entreprise ?
  • combien cela va-t-il me coûter ?…

2- La rédaction de l’offre
Le fait d’être précis dans l’offre mais aussi de la rendre attractive lui permet de se distinguer des autres, de faire venir des CV ciblés et de réduire d’autant le temps consacré à leur étude et au tri : la présentation de mon entreprise donne-t-elle envie de répondre à l’offre ?

  • l’intitulé du poste est-il facilement compréhensible ?
  • les missions du poste sont-elles claires ?
  • a-t-on évité le « jargon » d’entreprise et gardé les termes professionnels utilisés sur le marché du travail ?
  • le domaine et le niveau de formation sont-ils précisés ?
  • n’a-t-on pas sur ou sous-dimensionné le poste ?
  • a-t-on limité la liste des qualités personnelles à celles qui sont vraiment essentielles et directement en rapport avec le poste ?
  • la règlementation sur les mentions interdites est-elle respectée ?…

3- Le choix des moyens de diffusion de l’offre.
Il existe plusieurs types de canaux de recrutement :

  • les agences institutionnelles ;
  • les cabinets de recrutement ;
  • les entreprises de travail temporaire ;
  • les salons, les écoles ;
  • les relations ;
  • les journaux ou revues ;
  • les sites Internet dédiés ou celui de l’entreprise et les réseaux sociaux.
     Le choix de ces canaux a une influence certaine sur les candidatures potentielles :
  • le type de candidat recherché consulte-t-il le support que j’envisage d’utiliser ?
  • quel est mon budget ?
  • aurai-je le temps de lire et de trier tous les CV qui vont arriver par ce biais ?
  • le canal utilisé est-il en rapport avec le secteur d’activité et la taille de mon entreprise ?
  • le canal choisi peut-il répondre à l’urgence de ma demande de recrutement ?…

4- Le décodage des candidatures
Le CV et la lettre de motivation permettent de découvrir le candidat, ce sont les premiers liens entre ce dernier et vous-même, ce qui explique l’importance de de les décrypter.
Une candidature analysée avec méthode peut en dire long sur son auteur et révéler certaines de ses forces ou de ses faiblesses :

  • ai-je dégagé les critères de sélection exigés ou vivement souhaités pour le poste proposé ?
  • ai-je préparé une grille de lecture des points à examiner ?
  • le candidat fait-il apparaître les informations clés de manière claire ?
  • peut-on comprendre ce qu’il souhaite et pourquoi il postule ?
  • ai-je les caractéristiques visibles et mesurables du candidat (formation, expérience…) ?
  • quelle est la durée de son expérience professionnelle et comment se répartit-elle ?…

5- La convocation des candidats
Approcher le candidat avec un message approprié ou par un appel clair permet de donner une bonne image de l’entreprise, d’obtenir éventuellement des informations supplémentaires et de créer un premier lien :

  • ai-je préparé un tableau de synthèse des candidats à convoquer ?
  • ai-je pris le temps de choisir l’outil de communication le plus approprié au candidat ?
  • ai-je répondu assez rapidement au candidat ?
  • ai-je éclairci des points de CV par téléphone ?
  • ai-je confirmé la date et le lieu de l’entretien de recrutement ?
  • ai-je envoyé un accusé de réception aux candidats mis en attente et un message de refus aux candidats écartés ?…

6- La préparation de l’entretien de recrutement
Le but de l’entretien est de déterminer comment un candidat satisfait aux différents critères de sélection qui correspondent au poste à pourvoir. Cela passe par des phases d’investigation pour essayer de comprendre les motivations, le parcours professionnel, de découvrir la personnalité et le potentiel du candidat. C’est un entretien sensible dont la préparation en conditionne l’efficacité.
C’est donc un préalable qu’il ne faut pas négliger :

  • ai-je construit une grille d’entretien comprenant la liste des critères essentiels pour le poste à pourvoir ?
  • ai-je organisé mon emploi du temps afin de m’assurer de la disposition mentale nécessaire à ce rendez-vous ?
  • ai-je réservé un endroit calme où se passera l’entretien ?
  • ai-je préparé les documents éventuels à remettre au candidat ?
  • ai-je pris le temps de relire attentivement le dossier du candidat et de préparer des questions sur les points de son parcours que je souhaite approfondir avec lui ?…

7- Le pilotage de l’entretien de recrutement
C’est le moment privilégié où le candidat et vous-même vous retrouvez face à face pour savoir si vous pouvez ou avez envie de travailler ensemble.
Votre objectif est de découvrir au cours de l’entretien ce que le CV et la lettre de motivation ne vous ont pas encore appris :

  • ai-je donné au maximum la parole au candidat ?
  • ai-je posé les questions qui m’ont permis de cerner ses valeurs ou ses motivations ?
  • suis-je resté dans le cadre des questions autorisées ?
  • ai-je correctement présenté mon entreprise, ses projets et sa culture ?
  • ai-je bien précisé au candidat la suite des actions à prévoir ?
  • le pilotage de cet entretien m’a-t-il permis d’effectuer une sélection de candidats ?…

8- Le feedback aux candidats.
Il est essentiel de donner une réponse rapide aux candidats rencontrés. D’une part, parce que les bons candidats ont souvent d’autres propositions d’emploi et peuvent rapidement vous échapper. D’autre part, pour vous éviter le piège de la tergiversation :

  • ai-je bien remplis ma grille de synthèse des candidats ?
  • ai-je fait une analyse précise des critères objectifs recueillis au cours des entretiens ?
  • ai-je planifié sur le court terme les rendez-vous suivants ?
  • ai-je envoyé des lettres de refus aux candidats écartés ?
  • ai-je contacté le futur embauché pour lui communiquer le détail de sa prise de fonction ?…

9- L’intégration du nouvel embauché
Le recrutement d’un salarié nécessite la mise en place d’une démarche d’intégration dès son arrivée. Celle-ci vise à réussir à la fois l’intégration du salarié à son poste de travail et au sein de l’entreprise. Elle consiste à préparer l’arrivée du collaborateur, à l’accueillir, à l’accompagne, et à l’évaluer sur sa période d’essai :

  • ai-je annoncé l’arrivée du nouveau collaborateur aux équipes ?
  • un parrain ou tuteur a-t-il été désigné pour la durée de la période d’essai ?
  • ai-je préparé les documents administratifs à lui faire remplir ?
  • lui a-t-on montré son espace de travail ?
  • lui a-t-on expliqué les règles et habitudes, les rituels de fonctionnement de l’entreprise ?
  • un point a-t-il été prévu avec lui sur les aspects positifs et négatifs de sa prise de fonction ?…

 En résumé, le recrutement est une rencontre entre des êtres qui ont chacun leurs doutes, leurs peurs, leurs émotions positives et négatives, mais une rencontre qui peut-être une belle aventure humaine lorsque ce recrutement a été pensé et préparé.

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